Ausgangslage – Wo lag das Problem?

workbutler organisiert Reinigungseinsätze mit Mitarbeitenden, die den ganzen Tag unterwegs sind. Für das Büro ist wichtig, wer welchen Job erledigt. Für die Mitarbeitenden ist wichtig, wo sie als Nächstes hinmüssen, was vor Ort zu tun ist, wie sie hinkommen und wie Arbeitszeit, Fahrzeit und Pause korrekt erfasst werden.

Solche Prozesse wirken einfach, sind aber im Alltag schnell unübersichtlich: mehrere Kunden, unterschiedliche Standorte, wiederkehrende Aufträge, spontane Änderungen, Fahrwege, Pausen, Absenzen und Nachweise für erledigte Arbeiten.

Die Lösung musste deshalb zwei Welten verbinden: ein Web-Backend für Administration, Planung und Kontrolle und native Apps für Mitarbeitende draussen im Einsatz.

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte eine Plattform aus Web-Backend, REST API und nativen iOS- und Android-Apps.

Im Web-Backend werden Kunden, Standorte, Mitarbeitende, Aufgaben, Jobs und wiederkehrende Einsätze verwaltet. Das Büro kann Arbeiten planen, Mitarbeitende zuweisen und die operative Grundlage für den Tag vorbereiten.

Die nativen Apps geben den Mitarbeitenden unterwegs eine klare Übersicht: Welche Jobs stehen an? Welcher Einsatz ist als Nächstes dran? Wo befindet sich der Kunde? Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Welche Informationen sind für den Standort relevant?

Ein wichtiger Teil war die Zeiterfassung. Die App unterscheidet Fahrzeit, Arbeitszeit und Pausen. Mitarbeitende können ihre Zeiten mobil erfassen, während das Backend die Einträge dem passenden Job zuordnet. Auch Geodaten wurden in den Prozess integriert, damit Startpunkte und Einsatzkontext nachvollziehbarer werden.

Die App wurde bewusst für den realen Arbeitstag gebaut. Mitarbeitende brauchen keine überladene Verwaltungsoberfläche, sondern schnelle Orientierung: nächster Job, Adresse, Anfahrt, Aufgaben, Start, Pause, Weiterarbeiten, Abschluss.

Parallel dazu wurde das Backend so aufgebaut, dass bestehende Daten importiert und exportiert werden können. Kunden und Mitarbeitende lassen sich strukturiert ins System bringen, statt alles manuell neu zu erfassen. Das ist gerade bei operativen KMU entscheidend, weil Digitalisierung sonst schon beim Initialaufwand scheitert.

Auch der langfristige Betrieb wurde übernommen: App Store, Play Store, Push Notifications, API, Serverbetrieb, Updates und laufende Anpassungen gehören zum Gesamtsetup.

Resultat – Was hat sich verändert?

workbutler kann Einsätze heute strukturierter planen und mobil ausführen lassen.

Für Mitarbeitende wird der Arbeitstag klarer: Sie sehen ihre Jobs, wissen wo sie hinmüssen, können Anfahrtszeiten, Arbeitszeiten und Pausen direkt erfassen und haben die wichtigsten Einsatzinformationen in der App.

Für das Büro entsteht mehr Kontrolle über Kunden, Standorte, Jobs, Mitarbeitende und Arbeitszeiten. Weniger Nachfragen, weniger manuelle Nachpflege, bessere Übersicht.

Für workbutler entsteht ein digitales Fundament, das mit dem Betrieb mitwachsen kann: neue Mitarbeitende, mehr Kunden, mehr Standorte, wiederkehrende Aufträge und laufende Anpassungen können auf derselben Plattform abgebildet werden.

Highlight des Projektes

Das Highlight ist die Verbindung von nativen Apps und operativer Einsatzlogik.

Eine Putzfirma braucht keine fancy App. Sie braucht ein Werkzeug, das draussen funktioniert: schnell, klar, robust und auf den Arbeitsalltag zugeschnitten.

Genau das wurde gebaut. Native iOS- und Android-Apps für Mitarbeitende im Feld, ein Web-Backend für Planung und Administration, eine API dazwischen und eine Zeitlogik, die Fahrzeit, Arbeitszeit und Pausen sauber abbildet.

Das zeigt sehr gut, was smartfactory bei operativen Plattformen kann: Wir bauen nicht einfach Screens. Wir verstehen den Prozess, reduzieren Komplexität und bauen Software, die Menschen im Alltag wirklich benutzen können.