Verbundene Ref-Cases

Dieser Case fokussiert auf das Kandidatenportal für IT-Freelancer: den geschützten Bereich mit Bewerbungsprozess, persönlichem Login, Dokumentenverwaltung und Statusinformationen.

Die dazugehörige CMS-Webplattform von Bosshard & Partner wird in einem separaten Ref-Case vertieft. Sie bildet den öffentlichen Einstieg in Marke, Leistungen, Jobs, Inhalte und Kontakt – das Kandidatenportal übernimmt dort, wo aus Interesse ein konkreter Bewerbungs- und Kandidatenprozess wird.

Zur öffentlichen Bosshard & Partner Website

Ausgangslage — Wo lag das Problem?

Das Ziel war nicht einfach eine neue Website. Entstehen sollte eine eigenständige Plattform für IT-Freelancer — mit Login, Bewerbungsprozess, Dokumentenverwaltung und laufender Kommunikation zwischen Kandidaten und Recruiting-Team.

Die Schwierigkeit dabei: Fast alle relevanten Daten lagen bereits in Bullhorn. Stellenanzeigen, Bewerbungen, Verträge, Placements und Kandidatenprofile wurden dort verwaltet. Bullhorn selbst bietet jedoch keine klassische Kandidaten-Authentifizierung an. Kandidaten existieren dort lediglich als Entities innerhalb des Recruitingsystems.

Dadurch entstand eine Architektur mit zwei klar getrennten Ebenen:

Die öffentliche Plattform sollte Stellenanzeigen, News und Bewerbungsprozesse abbilden. Dahinter musste eine geschützte Kandidatenplattform entstehen, welche Benutzerkonten, Suchabos, Notifications und Dokumentenlogik verwaltet — gleichzeitig aber laufend mit Bullhorn synchronisiert bleibt.

Zusätzlich musste der Bewerbungsprozess möglichst niederschwellig funktionieren. Kandidaten sollten sich direkt aus einer Stellenanzeige heraus bewerben können, ohne zuerst einen separaten Registrierungsprozess durchlaufen zu müssen.

Gerade diese Kombination aus Recruiting-Plattform, Benutzerverwaltung, Dokumentenmanag

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte eine eigenständige Kandidatenplattform mit direkter Bullhorn-Anbindung.

Im Zentrum stand eine eigene API- und Authentifizierungsschicht zwischen Frontend und Bullhorn. Benutzerkonten werden innerhalb der Plattform verwaltet, während Bewerbungen, Stellen, Placements und Dokumente mit Bullhorn synchronisiert werden.

Dadurch konnte ein durchgängiger Bewerbungsprozess entstehen, obwohl Bullhorn selbst keine geeignete Benutzerlogik für Kandidaten bereitstellt.

Ein zentraler Bestandteil war der sogenannte «Apply first»-Flow. Kandidaten können sich direkt auf eine Stelle bewerben – auch ohne bestehendes Benutzerkonto. Während der Bewerbung wird automatisch ein Account erstellt und mit dem entsprechenden Candidate in Bullhorn verknüpft. Nach der Bewerbung erhalten Kandidaten Zugriff auf ihren persönlichen Bereich und können dort ihren Bewerbungsstatus weiterverfolgen.

Die Plattform bildet dabei den gesamten Recruiting-Lifecycle ab: von offenen Bewerbungen über laufende Prozesse bis hin zu bestätigten Placements und aktiven Einsätzen.

Zusätzlich entwickelte smartfactory ein vollständiges Dokumentenmanagement für Lebensläufe, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Verträge und Stundenrapporte.

Besonders wichtig war dabei die unterschiedliche Herkunft der Daten. Verträge werden beispielsweise direkt in Bullhorn verwaltet, während Stundenrapporte innerhalb der Plattform gespeichert werden, damit neu hochgeladene Dokumente sofort sichtbar bleiben und nicht erst über externe Systeme synchronisiert werden müssen.

Auch das Notifications-System wurde vollständig individuell aufgebaut. Kandidaten erhalten Benachrichtigungen bei neuen passenden Stellen, Änderungen im Bewerbungsstatus, neuen Dokumenten, Verträgen oder Aktivitäten rund um laufende Placements.

Die Plattform verarbeitet diese Ereignisse über Bullhorn-Form-Trigger und eigene Webhook-Logik.

Parallel dazu entstand eine «Mobile-First» Frontendarchitektur, damit die Plattform auch im Alltag von Freelancern einfach nutzbar bleibt – insbesondere für Bewerbungen, Dokumentenuploads und Stundenrapporte.

Resultat – Was hat sich verändert?

Bosshard & Partner verfügt heute über eine zentrale Plattform, welche den gesamten Kandidatenprozess strukturiert abbildet – vom ersten Kontakt bis zum laufenden Einsatz.

Freelancer können ihre Bewerbungen selbständig verfolgen, Dokumente verwalten und Verträge oder Stundenrapporte direkt über die Plattform bearbeiten. Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand für das Recruiting-Team deutlich, weil Statusinformationen, Dokumente und Kommunikation zentral verfügbar sind.

Die Plattform ersetzt dabei keine bestehende Recruiting-Software, sondern erweitert Bullhorn um genau diejenigen Funktionen, welche im Alltag von Kandidaten und Recruitern tatsächlich fehlen.

Besonders relevant war die langfristige Erweiterbarkeit der Architektur. Die Plattform wurde bewusst so aufgebaut, dass zusätzliche Systeme oder Prozesse später integriert werden können – beispielsweise Payroll-, ERP- oder Abacus-Anbindungen.

Highlight des Projektes

Die eigentliche Komplexität lag nicht im Bewerbungsformular, sondern in der Systemlogik dahinter. Bullhorn blieb während des gesamten Projekts das führende Recruiting-System. Gleichzeitig musste eine eigenständige Plattform entstehen, welche Benutzerkonten, Authentifizierung, Dokumente, Stundenrapporte, Lohnausweise, Notifications und Prozesslogik selbst verwaltet.

smartfactory entwickelte dafür eine hybride Architektur mit klarer Trennung zwischen Plattform-Logik und Recruiting-System. Dadurch entstand keine einfache Bullhorn-Oberfläche, sondern eine eigenständige Plattform, welche bestehende Recruiting-Prozesse erweitert, vereinfacht und langfristig ausbaubar macht.