Ausgangslage – Wo lag das Problem?

Die EBIC TDD-Plattform ist eine Fachapplikation zur digitalen Erfassung, Bewertung und Verwaltung von Technical Due Diligences für Gebäude. Bei einer TDD werden Gebäude strukturiert geprüft: Stammdaten, Grundlagen, Bauteile, Zustand, Risiken, Bilder, Kommentare, Kosten, Karten und Berichte müssen zusammengeführt und als nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage aufbereitet werden.

Vor der Plattform basierte dieser Prozess auf einer Kombination aus Excel, Word, Fileserver, E-Mail und persönlichem Erfahrungswissen. Die bestehenden Vorlagen waren fachlich stark, aber für die tägliche Zusammenarbeit schwer skalierbar. Unterschiedliche Personen nutzten die Tabellen unterschiedlich, interpretierten optionale und zwingende Bereiche nicht immer gleich und mussten den Bearbeitungsstand teilweise aus Dateinamen, Ordnerstrukturen oder persönlichen Absprachen rekonstruieren.

Das eigentliche Problem war nicht nur die Dateneingabe. Das Problem war die fehlende Prozessführung. In Excel sieht man nicht sauber, welche Kapitel vollständig sind, welche Pflichtangaben fehlen, welche Bauteile noch offen sind, wer zuletzt daran gearbeitet hat und ob ein Objekt bereits prüfbereit ist. Bei Übergaben zwischen Mitarbeitenden entsteht dadurch Reibung: Der nächste Bearbeiter muss zuerst verstehen, wo das Projekt steht, bevor er weiterarbeiten kann.

smartfactory hat diesen gewachsenen Arbeitsprozess gemeinsam mit Emch+Berger analysiert, strukturiert und in ein digitales Prozessmodell überführt. Grundlage waren strukturierte Workshops, Interviews, User Research und iteratives Testing mit realen Fachanwendern.

Das Ziel war nicht, Excel eins zu eins im Browser nachzubauen. Aus einem Office-basierten Ablauf sollte eine zentrale Webapplikation entstehen, welche die Fachlogik sauber führt: Projekt anlegen, Daten erfassen, Bauteile prüfen, Bilder hinterlegen, Status verfolgen, Bericht erzeugen, exportieren und weiterbearbeiten.

Die Plattform wird produktiv eingesetzt, bildet heute den unternehmensweiten Standard für TDD-Workflows bei Emch+Berger ImmoConsult und wird laufend weiterentwickelt.

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte die EBIC TDD-Plattform als zentrale Webapplikation für die vollständige Bearbeitung von Technical Due Diligences.

Der wichtigste Schritt war die Übersetzung der bestehenden Excel-Logik in ein echtes Daten- und Prozessmodell. Excel war nicht einfach «alt». Die Tabellen enthielten viel fachliches Wissen: Kategorien, Bauteile, Zustandsbewertungen, Kostenlogik, Textfelder, Grundlagen, Bilder, Berichtsinhalte und Exportstrukturen. Dieses Wissen durfte nicht verloren gehen. Gleichzeitig musste es aus der losen Tabellenstruktur herausgelöst und in eine Applikation überführt werden, die Nutzer führt statt nur Felder aneinanderzureihen.

Aus Tabellenblättern wurden logische Bereiche. Aus Zellen wurden klar benannte Eingabefelder. Aus manuellen Arbeitsschritten wurden geführte Prozesse. Aus individuellen Interpretationen wurden sichtbare Statuszustände.

Die Anwendung startet mit einem Dashboard, auf dem Projekte sichtbar und filterbar sind. Nutzer sehen bestehende TDDs, Status, Ersteller, Begehungsdaten und letzte Änderungen. Projekte lassen sich neu anlegen, weiterbearbeiten, abschliessen oder exportieren. Damit entsteht eine Übersicht, die es in der alten Excel- und Fileserver-Welt nicht gab: Alle sehen denselben Stand und arbeiten auf derselben Datenbasis.

Innerhalb einer TDD führt eine seitliche Navigation durch die Bearbeitung. Die Inhalte sind thematisch gruppiert, statt linear über Tabellenblätter verteilt zu sein. Jeder Menüpunkt zeigt einen Bearbeitungsstatus: leer, in Bearbeitung oder abgeschlossen. Dadurch wird sofort klar, welche Bereiche noch offen sind, wo Pflichtangaben fehlen und welche Kapitel bereits vollständig sind.

Die Plattform deckt die zentralen TDD-Bereiche ab: Projektstammdaten, Grundlagen, Fotodokumentation, Bauteil-Checks, Zustandsbewertungen, Kostenangaben, Kommentare, Karten und Berichtsinhalte. Bilder können direkt im System hochgeladen, beschriftet und später in den Bericht übernommen werden. Kartenausschnitte werden für Objektstandorte eingebunden und können im Report verwendet werden.

Ein grosser Teil der Arbeit lag in der Benutzerführung. Die Fachpersonen sollten nicht einfach eine Datenbankmaske erhalten. Sie brauchten eine Oberfläche, die ihrem realen Arbeitsablauf entspricht: schnell erfassen, sauber prüfen, fehlende Angaben erkennen, standardisierte Texte nutzen, Bilder verwalten und am Ende einen professionellen Bericht erzeugen.

Zusätzlich entstand ein Admin-Bereich für interne Verwaltung. Dort können Benutzer, Rollen, Hilfetexte, Textbausteine und weitere konfigurierbare Inhalte gepflegt werden. Das ist wichtig, weil sich fachliche Formulierungen, Hilfetexte und Vorlagen ändern können, ohne dass dafür jedes Mal ein Software-Release nötig ist.

Für den Abschluss einer TDD entwickelte smartfactory standardisierte PDF- und Excel-Exporte. Statt Berichte manuell in Word oder Excel zusammenzubauen, werden sie aus den strukturierten Daten der Applikation erzeugt. Dadurch sehen Berichte einheitlicher aus, Inhalte bleiben konsistenter und der manuelle Formatierungsaufwand sinkt deutlich.

Die Plattform wurde zudem für langfristigen Betrieb aufgebaut: getrennte Test- und Produktivsysteme, Backups, Monitoring, Fehlerprotokollierung, kontrollierte Releases und laufende Weiterentwicklung.

Später wurde die Plattform um ein KI-gestütztes Bildertool erweitert. Hochgeladene Gebäudebilder können automatisiert analysiert, Bauteilgruppen zugeordnet und als Grundlage für Textvorschläge verwendet werden. Die KI ersetzt dabei nicht die fachliche Prüfung, sondern unterstützt die Vorarbeit: Fachpersonen prüfen die Resultate, korrigieren Zuordnungen und übernehmen Kurztexte kontrolliert in die bestehende TDD.

Resultat – Was hat sich verändert?

Mit der EBIC TDD-Plattform wurde ein stark manueller Excel-, Word- und E-Mail-Prozess in eine strukturierte Fachapplikation überführt.

Die wichtigsten Verbesserungen sind im Alltag direkt spürbar: Projekte werden zentral erfasst, Bearbeitungsstände sind sichtbar, Pflichtfelder werden geführt, Berichte werden standardisiert erzeugt und mehrere Personen können auf derselben Datenbasis arbeiten. Es gibt keine verstreuten Dateiversionen mehr, keine unklaren Tabellenstände und deutlich weniger manuelle Formatierungsarbeit.

Der grösste Unterschied zur alten Arbeitsweise ist die sichtbare Prozessführung. In Excel kann ein Projekt theoretisch «fast fertig» sein, aber niemand sieht auf einen Blick, ob wirklich alle relevanten Felder ausgefüllt sind. Manche Felder sind zwingend, andere optional. Manche Abschnitte sind nur für bestimmte Objekte relevant. Manche Informationen fehlen bewusst, andere wurden vergessen. Genau diese Unschärfe erzeugt im Alltag Aufwand.

Die EBIC TDD-Plattform macht diesen Zustand sichtbar. Sie zeigt, welche Bereiche offen sind, wo Pflichtangaben fehlen, welche Abschnitte bereits bearbeitet wurden und welche TDDs abgeschlossen sind. Dadurch wird Arbeit übergabefähig. Eine andere Person kann ein Projekt öffnen und versteht sofort, wo weitergearbeitet werden muss.

Auch die Zusammenarbeit wurde einfacher. Mehrere Mitarbeitende können an derselben zentralen Datenbasis arbeiten, statt verschiedene Dateiversionen zu verschicken oder lokale Kopien abzugleichen. Die Plattform ersetzt damit nicht nur Excel, sondern auch viele Nebenprozesse rund um Excel: E-Mail-Abstimmungen, Dateiversionen, manuelle Übergaben, Rückfragen und Formatierungsarbeit.

Für Emch+Berger ImmoConsult bedeutet das:

• weniger manuelle Arbeit bei der TDD-Erstellung
• deutlich klarere Projektübersicht
• sichtbarer Bearbeitungsstand pro TDD
• einfachere Übergaben zwischen Mitarbeitenden
• weniger Abhängigkeit von individuellen Excel-Kenntnissen
• weniger Versionskonflikte
• einheitlichere Berichte
• bessere Datenqualität
• bessere Nachvollziehbarkeit
• bessere Grundlage für spätere Auswertungen und BI
  

Besonders stark ist die Effizienzsteigerung. In Ausschreibungsreferenzen wurde festgehalten, dass die Bearbeitungszeit einer TDD um rund 50 % gesenkt werden konnte. Gleichzeitig wurde durch die neue Plattform möglich, ein Mehrfaches der bisherigen Reports zu verarbeiten.

Die Plattform ist heute nicht nur ein Werkzeug zur Datenerfassung, sondern ein operatives System für den gesamten TDD-Prozess: von der Projektanlage über die Bearbeitung und Prüfung bis zum fertigen Bericht.

Highlight des Projektes

Das Highlight der EBIC TDD-Plattform ist die messbare Wirkung im Tagesgeschäft: Mit dem gleichen Team kann Emch+Berger ImmoConsult heute deutlich mehr TDD-Reports erstellen als früher.

Durch die geführte Erfassung, klare Statuslogik, zentrale Datenhaltung und standardisierte Berichtsausgabe wurde der Prozess nicht einfach digitalisiert, sondern massiv beschleunigt. Aus verstreuten Excel-Dateien, Word-Berichten und manuellen Abstimmungen wurde ein durchgängiges Arbeitssystem, das den nächsten Schritt sichtbar macht und Übergaben stark vereinfacht. Die Plattform zeigt besonders stark, was gute Prozessdigitalisierung leisten kann: rund 300 % mehr Output mit dem bestehenden Team — weil Pflichtfelder, Bearbeitungsstände, Bilder, Karten, Kommentare und Exporte nicht mehr manuell zusammengesucht, interpretiert und nachbearbeitet werden müssen.