Ausgangslage – Wo lag das Problem?

RWSA transportiert Treibstoff zu Tankstellen und arbeitet mit Chauffeuren, Fahrzeugen, Anhängern, Tagesplänen, Touren, Lieferinformationen und sicherheitsrelevanten Prozessen. Genau solche Abläufe sind im Alltag oft stark operativ geprägt: Fahrer brauchen klare Informationen, Disponenten müssen Pläne bereitstellen, Änderungen müssen schnell sichtbar sein und Formulare müssen zuverlässig ausgefüllt werden können.

Vor der App waren viele Informationen weniger zentralisiert. Tagespläne, Touren, Tankstellenhinweise, Zeitdaten, Ferieninformationen, Formulare oder interne Mitteilungen mussten über verschiedene Wege organisiert werden. Das funktioniert, solange wenig ändert — wird aber mühsam, sobald Touren angepasst werden, Fahrer unterwegs sind oder Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden müssen.

Die App wurde deshalb direkt für den Fahreralltag gebaut. Sie läuft auf Tablets der Chauffeure und bündelt die wichtigsten Informationen für den Arbeitstag: Tagesplan, relevante Tankstellen, Zufahrts- und Sicherheitsinformationen, Notfallkontakte, News, Events, Spesen, Bonus-/Performance-Informationen, Ferien und verschiedene Formulare.

Der anspruchsvolle Teil lag nicht nur in der App selbst, sondern in den Datenflüssen dahinter. RWSA arbeitet mit bestehenden Systemen für Planung, Fahrzeuge, Touren und operative Daten. Diese Informationen mussten über Schnittstellen, Dateien und automatisierte Importe verarbeitet und so aufbereitet werden, dass Chauffeure in der App nur das sehen, was für sie relevant ist.

smartfactory entwickelte dafür eine Lösung aus Android-App, Django-Backend, Admin-Oberfläche und automatisierten Schnittstellen. Das System importiert unter anderem Planungs- und Tourdaten, synchronisiert relevante Informationen und stellt sie der App strukturiert bereit.

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte eine mobile Fahrer-App und das dazugehörige Backend für RWSA.

Im Zentrum steht die App für Chauffeure. Sie zeigt den Fahrern ihren Tagesplan, relevante Tourinformationen und die Daten, die sie für ihre Arbeit unterwegs benötigen. Dazu gehören Informationen zu Tankstellen, Hinweise zur Zufahrt, Formulare für bestimmte Situationen, Notfallkontakte sowie interne News und Events.

Ein wichtiger Bereich ist die Tagesplanung. Die App bezieht Planungsinformationen aus bestehenden Systemen und zeigt sie fahrerbezogen an. Dabei musste berücksichtigt werden, dass ein Chauffeur nicht einfach alle Pläne sehen darf, sondern nur die für ihn relevanten Informationen. Gerade bei Fahrzeugen, Anhängern, wechselnden Touren und Tagesänderungen ist diese Zuordnung zentral.

Zusätzlich wurden Datenimporte und Synchronisationen umgesetzt. Planungsdaten, Tourinformationen und weitere operative Daten werden aus bestehenden RWSA-Systemen übernommen, verarbeitet und in der App verfügbar gemacht. Je nach Quelle laufen diese Integrationen über API, XML-/CSV-Dateien oder FTP-/SFTP-Prozesse. Damit bleiben bestehende Systeme bestehen, während die App für die Fahrer als zentrale Oberfläche dient.

Für die Administration entstand ein Backend mit kleiner Weboberfläche. RWSA kann dort Inhalte wie News, Events, Dokumente oder apprelevante Informationen erfassen und verwalten. Dadurch müssen solche Inhalte nicht über App-Releases gepflegt werden, sondern können operativ im Backend aktualisiert werden.

Die App deckt ausserdem interne HR- und Betriebsprozesse ab. Dazu gehören Zeiterfassung, Ferieninformationen, Überstunden, Spesen und Bonus-/Performance-Elemente. Solche Funktionen sind im Fahreralltag wichtig, weil sie sonst schnell wieder über Papier, Telefon oder manuelle Nachbearbeitung laufen.

Ein weiterer Baustein sind Formulare. Je nach Situation müssen Fahrer bestimmte Informationen strukturiert erfassen, zum Beispiel bei einem Vorfall, Unfall oder speziellen Ereignis auf einer Tour. Statt freie Notizen oder Papierformulare zu verwenden, können solche Abläufe digital geführt und im Backend weiterverarbeitet werden.

Über die Jahre wurde die Lösung erweitert. Dazu gehörten neue Importfelder, bessere Zuordnung von Fahrzeug- und Anhängerdaten, Anpassungen bei Ferienprozessen, Benachrichtigungen, mehrsprachige Inhalte und die Weiterentwicklung bestehender Module. Genau das zeigt den Charakter des Projekts: Es ist keine einmalige App, sondern ein operatives Arbeitssystem, das mit den Prozessen von RWSA mitwächst.

Resultat – Was hat sich verändert?

Mit der RWSA Fahrer-App wurden zentrale operative Fahrerprozesse digital gebündelt.

Für Chauffeure bedeutet das: weniger Papier, weniger verstreute Informationen und ein klarer digitaler Einstieg in den Arbeitstag. Tagesplan, Tankstelleninformationen, Formulare, Notfallkontakte, News und interne Informationen sind direkt auf dem Tablet verfügbar.

Für RWSA bedeutet das: weniger manuelle Koordination, bessere Datenqualität und mehr Kontrolle über operative Abläufe. Informationen aus Planungssystemen werden nicht nur exportiert, sondern in einen fahrerbezogenen App-Kontext übersetzt. Änderungen, Zusatzinformationen und interne Inhalte können zentral gepflegt und verteilt werden.

Besonders wertvoll ist die Verbindung zwischen App und bestehenden Systemen. RWSA musste nicht alle internen Prozesse neu erfinden. smartfactory hat die vorhandene Systemlandschaft angebunden und daraus eine nutzbare mobile Arbeitsoberfläche für die Fahrer gebaut.

Der Case zeigt gut, was Prozessdigitalisierung im Alltag bedeutet: nicht einfach Papierformulare in eine App kopieren, sondern reale Abläufe verstehen, Datenquellen verbinden und den Mitarbeitenden genau die Informationen geben, die sie unterwegs brauchen.

Highlight des Projektes

Das Highlight des Projektes ist die Verbindung von Fahrer-App, Backend und bestehenden Planungssystemen.

smartfactory hat für RWSA keine isolierte Tablet-App gebaut, sondern ein digitales Arbeitssystem für Chauffeure: Tagespläne aus bestehenden Systemen, fahrerbezogene Informationen, Tankstellen-Guides, Formulare, News, Ferien, Zeiterfassung und interne Kommunikation laufen in einer gemeinsamen Lösung zusammen.

So wurden viele ehemals manuelle oder verstreute Abläufe in eine mobile Plattform überführt, die direkt dort genutzt wird, wo die Arbeit passiert: im Fahrzeug, unterwegs und beim Kunden.