Ausgangslage

Die Pärli AG realisiert anspruchsvolle Heizungs- und Sanitärprojekte für Privatkunden, Gewerbe und Industrie. Dafür verarbeitet das Unternehmen jährlich über 10'000 Lieferantenrechnungen von mehr als 100 Kreditoren – mit unterschiedlichsten Artikelgruppen, Rabattvereinbarungen und projektspezifischen Einkaufskonditionen.

Ob die vereinbarten Rabatte tatsächlich korrekt verrechnet wurden, liess sich bisher nur mit erheblichem manuellem Aufwand überprüfen. Unterschiedliche Artikelnummern, Bezeichnungen und Rechnungsformate erschwerten den Abgleich zusätzlich. Eine vollständige Kontrolle jeder einzelnen Rechnungsposition war kaum wirtschaftlich.

Genau hier setzt die KI-Lösung von smartfactory an: Statt Rechnungen nur zu erfassen, werden sämtliche Positionen intelligent analysiert, mit den vereinbarten Konditionen abgeglichen und mögliche Abweichungen automatisch sichtbar gemacht.

Umsetzung: KI-gestützte Rechnungsprüfung bis auf Positionsebene

Für Pärli hat smartfactory eine intelligente Rechnungsprüfung entwickelt, die OCR, KI-basierte Artikelzuordnung und automatisierte Geschäftsregeln kombiniert. Die Lösung verarbeitet Lieferantenrechnungen, gleicht jede einzelne Position mit den vereinbarten Einkaufskonditionen ab und erkennt Abweichungen automatisch.

Rechnungen automatisch auslesen und digitalisieren

Ob per Upload oder E-Mail: Eingehende Lieferantenrechnungen werden automatisch erfasst und bis auf die einzelne Rechnungsposition ausgelesen.

Mithilfe von OCR und lieferantenspezifischer Dokumentenerkennung extrahiert das System Artikelnummern, Mengen, Preise, Rabatte und Rechnungsbeträge. Integrierte Plausibilitätsprüfungen kontrollieren die Daten direkt bei der Verarbeitung.

Auffälligkeiten lassen sich übersichtlich neben der Originalrechnung prüfen und bei Bedarf korrigieren.

KI erkennt Artikel trotz unterschiedlicher Bezeichnungen

Über 100 Kreditoren bedeuten unterschiedliche Artikelnummern, Produktbezeichnungen und Datenstrukturen. Genau hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel.

Die Lösung kombiniert eindeutige Artikelnummern und bestehende Zuordnungen mit KI-gestütztem Matching. Selbst wenn Lieferanten Artikel unterschiedlich benennen, kann das System passende Produkte identifizieren und zur Zuordnung vorschlagen.

Bestätigte Zuordnungen werden für weitere Prüfungen wiederverwendet. So reduziert sich der manuelle Aufwand bei wiederkehrenden Rechnungspositionen.

Jede Rabattvereinbarung automatisch kontrollieren

Das Herzstück ist die automatisierte Rabattprüfung. Für jede Rechnungsposition ermittelt das System die geltenden Einkaufskonditionen und überprüft, ob diese korrekt angewendet wurden.

Dabei berücksichtigt die Lösung unterschiedliche Rabattmodelle:

• Kunden- und Lieferantenrabatte
• Projektspezifische Objektrabatte
• Nettopreise und Sonderkonditionen
• Zeitlich begrenzte Rabattvereinbarungen
• Kombinierte Rabatte und definierte Berechnungsreihenfolgen

Die Prüfregeln berechnen die erwarteten Konditionen und vergleichen sie mit den tatsächlich verrechneten Beträgen.

Das Ergebnis: Korrekte Positionen werden bestätigt, Rabattabweichungen automatisch erkannt und unklare Fälle gezielt zur Prüfung vorgelegt.

KI und Geschäftslogik statt einfacher Dokumentenerkennung

Die eigentliche Stärke liegt im Zusammenspiel der Technologien: OCR macht Rechnungsdaten lesbar, KI hilft bei der intelligenten Artikelzuordnung und eine regelbasierte Prüfengine kontrolliert die finanziellen Konditionen.

Damit hat smartfactory nicht einfach eine weitere OCR-Anwendung gebaut, sondern einen durchgängigen digitalen Prüfprozess, der auch komplexe Einkaufs- und Rabattvereinbarungen auf Positionsebene kontrollierbar macht.

Resultat

Mit der KI-gestützten Rechnungsprüfung hat smartfactory für Pärli einen aufwendigen manuellen Kontrollprozess automatisiert. Lieferantenrechnungen werden automatisch ausgelesen, Artikel intelligent zugeordnet und jede einzelne Rechnungsposition auf korrekte Rabatte und Einkaufskonditionen überprüft.

Abweichungen werden direkt sichtbar, unklare Fälle gezielt zur Prüfung vorgelegt. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich, schafft Transparenz im Einkauf und hilft, fehlerhafte Verrechnungen aufzudecken.

Das Resultat: Über 10'000 Rechnungen von mehr als 100 Kreditoren können systematisch bis auf die einzelne Position geprüft werden – statt aufwendiger Stichproben eine umfassende, KI-gestützte Rechnungskontrolle.

Highlight

Über 100 Lieferanten, unterschiedliche Artikelbezeichnungen und komplexe Rabattmodelle – die KI bringt Ordnung ins Chaos.

Die intelligente Artikelzuordnung erkennt zusammengehörige Produkte, auch wenn Artikelnummern und Bezeichnungen voneinander abweichen. Anschliessend prüfen automatisierte Geschäftsregeln jede Rechnungsposition auf die korrekten Einkaufskonditionen.

Das Besondere: KI übernimmt die komplexe Zuordnung, präzise Geschäftslogik die finanzielle Kontrolle. Unsichere Treffer bleiben überprüfbar. So lassen sich selbst komplexe Lieferantenrechnungen zuverlässig und bis auf Positionsebene automatisiert kontrollieren.