Ausgangslage – Wo lag das Problem?

KABLAN liefert Kabel, Trommeln, Gebinde und weiteres Material direkt auf Baustellen. Der klassische Prozess lief über Papierlieferscheine: Ware prüfen, Lieferschein kontrollieren, Abweichungen erfassen, intern weitergeben, bei Bedarf nachbestellen oder Retouren auslösen.

Auf der Baustelle ist das aber nicht immer sauber: Papier geht verloren, Lieferungen sind unübersichtlich, mehrere Teillieferungen treffen ein, Positionen müssen geprüft werden, beschädigte Ware muss dokumentiert werden und nicht überall ist eine stabile Internetverbindung vorhanden.

Die App sollte diesen Prozess digitalisieren – aber ohne ihn künstlich komplizierter zu machen. Monteure und Projektleiter brauchen keine Verwaltungssoftware. Sie brauchen ein Werkzeug, das schnell scannt, klar führt und auch in schwierigen Umgebungen funktioniert.

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte native iOS- und Android-Apps mit eigenem Backend und ERP-Anbindung.

Im Zentrum stand der digitale Lieferscheinprozess. Kunden scannen einen QR-Code oder Barcode auf der Lieferung. Die App lädt die relevanten Lieferdaten, zeigt Metadaten, Lieferadresse, Positionen und offene Nachlieferungen an und führt den Nutzer durch die Annahme oder Beanstandung.

Wenn alles stimmt, kann die Lieferung bestätigt werden. Wenn etwas nicht stimmt, können einzelne Positionen beanstandet, Mengen korrigiert, Kommentare erfasst und Fotos hinzugefügt werden. Daraus entsteht ein strukturierter digitaler Prozess statt einer losen E-Mail oder handschriftlichen Notiz.

Ein besonders wichtiger Punkt war die Offline-Fähigkeit. Auf Baustellen ist Internet nicht garantiert. Deshalb wurde geprüft, welche Daten direkt im QR-Code mitgegeben werden können. Für einfache Lieferungen kann die App auch ohne Verbindung arbeiten und die Bearbeitung später nachreichen. Das ist technisch anspruchsvoll, weil QR-Code-Grösse, Datenmodell, ERP-Prozess und App-Logik zusammenpassen müssen.

Auch das Berechtigungskonzept war nicht trivial. Nicht jeder App-Nutzer darf alles. Einige Nutzer dürfen nur Lieferscheine scannen, andere auch Bestellungen auslösen. Die App verifiziert Nutzer per Mobilnummer und verbindet sie anschliessend mit Kundendaten und Berechtigungen aus dem ERP.

Neben Lieferscheinen wurden weitere Prozesse abgebildet: neue Bestellungen, Nachbestellungen aus dem Lieferkontext, Retouren beziehungsweise Leergutabholungen, Kontaktfunktionen und PDF-Versand. Wichtig war dabei immer: Die App soll Prozesse anstossen, aber die zentrale Geschäftslogik bleibt im ERP.

Deshalb wurde die Architektur bewusst sauber getrennt. Die App ist die mobile Oberfläche für den Kunden. Das Backend verbindet App und ERP. Das ERP bleibt die führende Datenquelle für Kunden, Berechtigungen, Lieferscheine, PDFs, Bestellungen und Verarbeitung.

Vor der Umsetzung wurden User Tests mit echten Kunden durchgeführt. Das war entscheidend, weil die App nicht für Konferenzräume gebaut wurde, sondern für Baustellen. Feedback zu Button-Beschriftungen, Scan-Flow, Verständlichkeit, Papierersatz, Lieferschein-Historie, Fotos, Freitext und Abschlussbestätigung floss direkt in die Konzeption ein.

Resultat – Was hat sich verändert?

KABLAN kann einen zentralen Kundenprozess digital anbieten: Lieferung prüfen, annehmen, beanstanden und Folgeprozesse auslösen – direkt dort, wo die Ware ankommt.

Für Kunden wird der Baustellenalltag einfacher. Sie scannen die Lieferung, sehen die wichtigsten Informationen, können Abweichungen sofort dokumentieren und müssen Papier nicht mehr manuell weiterreichen oder später nachbearbeiten.

Für KABLAN entstehen strukturiertere Rückmeldungen. Beanstandungen, Fotos, Kommentare, Bestellungen und Retouren kommen digital und nachvollziehbar rein. Das reduziert Medienbrüche zwischen Baustelle, Innendienst, Logistik und ERP.

Der grösste Nutzen liegt in der Prozessdigitalisierung: Nicht einfach ein PDF auf dem Handy anzeigen, sondern einen kompletten analogen Ablauf in eine mobile, ERP-integrierte App übersetzen.

Highlight des Projektes

Das Highlight ist die Verbindung von nativer App, Baustellenrealität und ERP-Prozess.

KABLAN war kein Standard-App-Projekt. Hier mussten QR-Codes, Barcodes, Offline-Fähigkeit, SMS-Verifikation, Berechtigungen, Lieferdaten, Beanstandungen, Fotos, PDFs, Bestellungen, Retouren und ERP-Schnittstellen sauber zusammenspielen.

Besonders stark ist die Offline-Logik: Lieferdaten werden so strukturiert, dass einfache Lieferscheine direkt im QR-Code verarbeitet werden können. Wenn keine Verbindung vorhanden ist, arbeitet der Nutzer trotzdem weiter und übermittelt die Bearbeitung später. Das ist genau die Art Detail, die aus einer hübschen App ein brauchbares Werkzeug macht.

Dazu kam die echte Feldvalidierung. Die App wurde mit Kunden getestet, die tatsächlich auf Baustellen arbeiten. Nicht theoretisch, sondern mit Menschen, die wissen, ob ein Flow draussen funktioniert oder nervt.

Das zeigt sehr gut, was smartfactory kann: native Apps bauen, komplexe ERP-Prozesse verstehen, technische Schnittstellen sauber integrieren und daraus ein Produkt machen, das in der realen Welt funktioniert – nicht nur im Demo-Meeting.