Ausgangslage – Wo lag das Problem?

Die Kantone Solothurn und Nidwalden verarbeiten über 100'000 Heim- und Spitex-Rechnungen pro Jahr. Jede einzelne Rechnung muss fachlich korrekt geprüft, dokumentiert, freigegeben und anschliessend an die jeweiligen Buchhaltungssysteme übergeben werden.

Vor ePflege waren viele dieser Prozesse stark manuell organisiert. Rechnungen wurden geprüft, Informationen zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen und Auffälligkeiten teilweise nur stichprobenartig kontrolliert. Mit steigenden Datenmengen wurde klar, dass dieser Prozess langfristig nicht effizient skalierbar ist.

Das Ziel war deshalb nicht einfach eine Digitalisierung bestehender Formulare, sondern eine zentrale Plattform, welche den gesamten Prüf- und Freigabeprozess strukturiert abbildet, automatisiert unterstützt und nachvollziehbar dokumentiert.

Besonders wichtig war dabei die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Die Lösung musste sicher in die kantonale Infrastruktur integriert werden, da mit sensiblen Personen- und Gesundheitsdaten gearbeitet wird.

Umsetzung – Was haben wir gemacht?

smartfactory entwickelte ePflege als zentrale Fachapplikation für den elektronischen Empfang, die Prüfung und die Weiterverarbeitung von Heim- und Spitex-Rechnungen.

Die Plattform liest Rechnungen über etablierte medizinische Datenaustausch-Schnittstellen ein und verarbeitet die eingehenden XML-Daten automatisiert weiter. Rechnungen werden strukturiert übernommen, klassifiziert und dem jeweiligen Bereich Heim oder Spitex zugeordnet.

Anschliessend startet ein mehrstufiger Prüfprozess. Formale Prüfungen kontrollieren grundlegende Angaben wie AHV-Nummern, Rechnungsdaten oder Zahlungsinformationen. Fachliche Prüfungen überprüfen unter anderem Tariflogiken, Leistungszeiträume, Leistungserbringer, Doppelverrechnungen, Patientenbeteiligungen oder Wohnsitzinformationen.

Ein zentraler Bestandteil der Plattform ist der automatische Abgleich mit dem digitalen Einwohnerregister. Relevante Personendaten werden direkt im Abrechnungsdossier gespeichert und können im fachlichen Kontext mit den Rechnungsdaten verglichen werden.

Für die Sachbearbeitung entwickelte smartfactory ein klares Status- und Freigabemodell. Rechnungen können automatisch verarbeitet, zur Mängelprüfung weitergeleitet, gesperrt, freigegeben oder zurückgewiesen werden. Zusätzlich wurde ein Vieraugenprinzip integriert, damit bestimmte Rechnungen durch mehrere Personen geprüft werden müssen.

Neben Rechnungen verarbeitet ePflege auch Stornos, Kostengutsprachen und Verordnungen. Alle relevanten Informationen werden in gemeinsamen Abrechnungsdossiers zusammengeführt, damit die Sachbearbeitung den vollständigen fachlichen Kontext einer Person sieht.

Für die Administration entstanden konfigurierbare Regeln, Tarife, Stammdaten und Prüfparameter. Dadurch können viele fachliche Anpassungen vorgenommen werden, ohne die Applikation technisch umbauen zu müssen.

Nach der Freigabe exportiert ePflege die Daten automatisiert an die jeweiligen Buchhaltungssysteme der Kantone. Zusätzlich werden bestimmte Rechnungen für weitere Prüfprozesse bereitgestellt.

Resultat – Was hat sich verändert?

Mit ePflege entstand eine zentrale Plattform, welche einen zuvor stark manuellen Verwaltungsprozess digitalisiert und strukturiert automatisiert.

Rechnungen werden heute elektronisch empfangen, systematisch geprüft und nachvollziehbar verarbeitet. Viele Prüfungen, die früher manuell oder nur stichprobenartig durchgeführt wurden, laufen heute automatisiert und konsistent über die Plattform.

Dadurch können deutlich mehr Rechnungen kontrolliert werden — mit weniger manuellem Aufwand und gleichzeitig höherer Nachvollziehbarkeit.

Für die Kantone bedeutet das:

• effizientere Prozesse
• klarere Freigabeabläufe
• weniger manuelle Prüfungen
• bessere Skalierbarkeit
• höhere Datenqualität
• bessere Nachvollziehbarkeit bei Audits und Kontrollen

Die Sachbearbeitung arbeitet nicht mehr mit isolierten Einzelinformationen, sondern mit vollständigen digitalen Abrechnungsdossiers, welche Rechnungen, Personendaten, Verordnungen, Kostengutsprachen, Notizen und Dokumente zusammenführen.

Gleichzeitig bleibt die Plattform flexibel genug, um unterschiedliche kantonale Prozesse, Tarifmodelle und Buchhaltungssysteme innerhalb einer gemeinsamen Systemlogik abzubilden.

Highlight des Projektes

smartfactory digitalisierte einen hochspezialisierten Behördenprozess mit über 100'000 Rechnungen pro Jahr und entwickelte daraus eine zentrale Prüf- und Freigabeplattform.

Statt manueller Einzelprüfungen und begrenzter Stichproben verarbeitet ePflege Rechnungen heute automatisiert, nachvollziehbar und skalierbar — inklusive komplexer Fachlogik, Einwohnerdaten-Abgleich und kantonsspezifischer Regeln innerhalb einer gemeinsamen Plattformarchitektur