Dies ist der erste Blogbeitrag einer Serie, in der unser Trainee Kenny Wolf ein Tagebuch über unseren Weg zur ISO 9001:2015 Zertifizierung führt. Meinungen sind subjektiv und müssen nicht zwingend die Meinung der ganzen Firma wiedergeben ;-)

Warum wir uns dafür entschieden haben ein QMS einzuführen...

Wie Roger bereits in einem früheren Artikel angekündigt hat, ist eines unserer Firmenziele für 2022 die ISO 9001:2015 Zertifizierung zu erreichen. Offen gesagt habe ich anfangs nicht ganz verstanden, warum das dem Cheffe so wichtig ist – schliesslich gibt es offenbar keine Klagen von unseren Kunden bezüglich Qualität und für mich tönt das in erster Linie einfach nach sehr viel Arbeit und Papier, das produziert wird. Ich hab's mir dann aber erklären lassen...

Wenn man während dem Studium eine Vorlesung zum Thema «Organisationsentwicklung» belegt, so wird einem vermittelt dass jedes Unternehmen nach seiner Gründung drei (oder vier, je nach Lehrbuch) verschiedene Phasen durchlebt. In der Pionierphase herrscht Aufbruchstimmung mit typischem »Start-Up Groove»: Geht nicht gibt's nicht! Es gibt keine klare Arbeitsteilung und jeder macht alles, wenn gerade Not am Mann (oder der Frau) ist. Klare Strukturen und Prozesse sind nicht nötig, weil das Team klein ist und die Kommunikationswege kurz sind. Die Organisation funktioniert auf Zuruf und der Firmengründer übernimmt wie eine Vaterfigur zentrale Entscheidungen.

Im Idealfall wächst das Team mit der Zeit und eine erste funktionsspezifische Arbeitsteilung findet statt. Projektmanagement und Kommunikation werden immer wichtiger, da immer mehr Projekte parallel laufen. Diese Phase wird auch Differenzierungsphase genannt. Typisch für diese Phase sind, dass zum Beispiel Stellenbeschreibungen erstellt oder regelmässige Statusmeetings organisiert werden (Jour Fix, anyone?). Generell geht es in dieser Phase darum, Dinge zu koordinieren, formalisieren, standardisieren und wo möglich zu automatisieren. Dazu gehört auch, dass Prozesse definiert und dokumentiert werden.

In der anschliessenden Integrationsphase realisiert das Team (hoffentlich), dass es mit reinen Prozessdokumentation nicht getan ist, sondern dass diese Prozesse auch gelebt werden müssen. Selbstorganisation und Eigenverantwortung werden immer wichtiger – Kommunikation wird zum zentralen Element der Zusammenarbeit und das Team gestaltet aktiv mit, wie die Arbeit ausgeführt wird. Oft werden grössere Gruppen während dieser Phase auch in kleine, autonom und situativ agierende Einheiten aufgeteilt.

Eigentlich gäbe es noch die Assoziationsphase, aber die ist irgendwie die esoterischste von allen. Und ich habe in dieser Vorlesung wohl gefehlt. Jedenfalls geht es in dieser Phase darum, dass sich das Unternehmen im einem «Ökosystem» gemeinsam mit Kunden und Lieferanten begreift.

So viel zur Theorie.

Eine ISO9001-Zertifizierung wäre eigentlich eine klassisches Merkmal dafür, dass sich ein Unternehmen gerade am Ende der Differenzierungsphase und kurz vor dem Übergang zur Integrationsphase befindet. Das passt eigentlich recht gut zu Smartfactory – allerdings gab es beim Werdegang von Smartfactory in den letzten neun Jahren offenbar einige Unterschiede zur klassischen Organisationsentwicklung. Das ist wohl der eher überschaubaren Firmengrösse geschuldet (es war übrigens eine bewusste Entscheidung des Teams, dass die aktuelle Teamgrösse perfekt ist und dass man nicht Wachstum um jeden Preis anstreben will. Aber das ist ein Thema für einen anderen Blog Post 😃), der Industrie in der wir als Softwareentwickler tätig sind, und dem – naja, sagen wir mal – etwas «unkonventionellen» Team. Jedenfalls hat man bei Smartfactory schon während der Pionierphase versucht alles was irgendwie geht zu digitalisieren und zu automatisieren. Das heisst, dass zum Beispiel Bots in Slack oder automatische Deployment Pipelines schon seit Jahren fester Bestandteil des Toolings bei Smartfactory sind. Auch Selbstorganisation, Eigenverantwortung und Mitbestimmung – alles Artefakte die gemäss Lehrbuch erst in der Integrationsphase eines Unternehmens zum Tragen kommen – waren bei Smartfactory schon von Anfang an zentrale Bestandteile der Unternehmenskultur.

Warum nun also die ISO9001-Zertifizierung (komm endlich auf den Punkt, Kenny...)? Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Wir möchten den sehr hohen Standardisierungsgrad, den wir bei unserem «core business» Softwarentwicklung haben, auch in den Führungs- und Unterstützungsprozessen des Unternehmens abbilden.
• (Zu) viele Prozesse im Unternehmen laufen im Moment noch über den Tisch von Roger, unserem Gründer und Geschäftsführer. Und der hat eben verlauten lassen, dass er irgendwann gerne seinen Feriensaldo von 66 Tagen irgendwann mal abtragen und sich zukünftig auch im operativen Tagesgeschäft etwas weniger involvieren möchte. Klar, der Monsieur ist ja schliesslich seit der Umwandlung in eine AG auch Verwaltungsratspräsident und hat sicherlich andere Themen, denen er mehr Zeit widmen möchte. Ich denke da an Golf, Business Lunches und Networking (obwohl er das so nicht gesagt hat und soweit ich weiss nicht mal Golf spielt).
• Wir möchten sicherstellen, dass wir gegen aussen und innen einheitlich agieren und kommunizieren – auch wenn jemand in den Ferien ist soll ihre/seine Stellvertretung genau wissen, was zu tun ist und diese Arbeit so ausführen, dass unsere Kundinnen und Lieferantinnen im Idealfall gar nicht merken, dass die zuständige Person eigentlich abwesend ist.
• Und logisch: von der ISO9001-Zertifizierung versprechen wir uns auch ein kleines bisschen Renommee. Wir waren schon stolz auf unsere Prozesse, bevor wir uns mit ISO9001 auseinandergesetzt haben. Von der Zertifizierung versprechen wir uns nun, dass wir auch nach aussen besser vermitteln können, wie wir intern funktionieren.
• Als kleinen Bonus können wir ausserdem zukünftig bei SIMAP-Ausschreibungen hoffentlich dann wenigstens ein Eignungskriterium einfach abhaken, ohne dass wir jedes Mal auf zig Seiten erklären müssen, dass man auch in einem agilen Prozess mit modernem Tooling und webbasierter Software alle Anforderungen an Dokumentation, Fehlerlenkung und Qualitätsmessung erfüllen kann.

Am Fusse des Kilimanjaro.

Die ISO 9001:2015 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme (kurz: QMS) und legt die Anforderungen an solche fest. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen. Die in der Norm enthaltenen Anforderungen sind für alle Unternehmen in jeglichen Branchen anwendbar. Werden die Anforderungen der Norm erfüllt, kann sich die Organisation dies mit einem Zertifikat bestätigen lassen. So ähnlich wie ein Badge für Pfadfinder.

Wie man bereits aus der Beschreibung der Zertifizierung entnehmen kann ist dies ein sehr bürokratisches Unterfangen. Und so standen wir am Fusse eines riesigen Berges. Die Auflagen sind endlos, die Anzahl der Unterlagen gehen ins Unendliche und auf dem Internet widerspricht sich jeder zweite Artikel in der Auslegung.

Bevor wir die Tasks aufnehmen konnten, mussten wir zuerst herausfinden was die Tasks eigentlich genau bedeuten. Die ISO spricht von Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc.

Wir konnten feststellen, dass einige Begriffe eigentlich Synonyme sind (einige moderner als andere) und je nach AutorIn verwendet wird. Um es für uns intern zu vereinfachen reden wir nur noch von Prozessen und Verfahren. Alles andere verwirrt nur.

Weiterhin haben wir herausgefunden, dass die ISO viel Spielraum gibt, welche Dokumente man benutzen und welche man rauslassen kann. Das wiederum setzt voraus, dass wir als Team nun von den unzähligen Unterlagen diejenigen herauspicken, welche wir nutzen möchten.

Unter dem Strich kann man sagen, dass der ganze Prozess sehr undurchsichtig ist und Interpretationsspielraum lässt. Um dem entgegen zu wirken, muss man sich zuerst Klarheit über Begriffe, Systeme etc. verschaffen.

Von da an kann man eine saubere Planung erstellen mit (hoffentlich) realistischen Deadlines.

Nach Planung wollen wir bis spätestens Oktober dieses Jahres (2022) die ISO 9001:2015 Zertifizierung im Sack haben. Um dieses Ziel zu erreichen haben wir ein kleines Team von selbstlosen MitarbeiterInnen zusammengestellt, die sich dieser Herausforderung stellen.

Aktuell haben wir die Tasks (mehr oder weniger) definieren können. Nun geht es an die Dokumentation, sprich das Ausfüllen der Prozesse und Verfahren sowie das Zeichnen von Grafiken.

Da wir so effizient wie möglich arbeiten wollen, testen wir aktuell ein Tool, welches verspricht uns das Leben einfacher zu gestalten.

Dazu mehr im nächsten Artikel über ISO 9001.